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Las distracciones que afectan nuestro trabajo: Udemy Workplace Distraction Report.



Saludos lideres disruptores de recursos humanos, en este post quiero compartirte una información muy interesante a cerca de un estudio realizado por la plataforma Udemy, sobre cuales son los principales distractores en las organizaciones y como estas afectan en la productividad de los empleados.

Cabe mencionar que este estudio fue realizado en Estados Unidos, sin embargo extraje aquellos puntos que considero son muy similares y se adaptan a la problemática de nuestro país.


¿Qué tan seguro estas de que tus jornadas de trabajo son de 8 horas?

Todos hemos dicho al menos una vez en alguna reunión, que 8 o 9 horas de trabajo no es suficiente ante el “mar de trabajo que tenemos”, sin embargo un dato muy interesante en este estudio demuestra que existen otros distractores como los “compañeros platicadores” (80%) o el ruido/bullicio de las oficinas (70%) que hacen que nos desconcentremos del trabajo, sin embargo también existen “otras actividades” a las cuales les invertimos tiempo  que no agregan valor, incluso no están relacionadas con nuestro trabajo. El uso del smarthphone.

En este estudio revela que son las generaciones Z y millennials quienes llegan a utilizar hasta dos horas promedio al día de la jornada laboral, en revisar sus redes sociales, ojo no son horas corridas si no en diferentes lapsos del día, donde la curiosidad por ver que se ha publicado o comentado sobre la foto que subieron o bien revisar el feed de su artista favorito, provocan que esos 5 minutos se conviertan en 10, 15 o 20 minutos. Y atención en los siguiente, no se esta contabilizando el tiempo de comida, estamos hablando de que se toman el tiempo de trabajo para revisar sus redes sociales.


Si el promedio el empleados utiliza 2 horas diarias para revisar sus redes sociales, esto significa que a la semana les dedicas 10 horas o bien 520 horas al año, horas que le restan a su trabajo.

Ahora, no solo es un problema generacional, inclusive el 56% de los encuestados miembros de la generación X mencionaron gastar al menos 1 hora diaria en revisar sus redes sociales.

Facebook se ha convertido en el principal distractor online, un 65% de los encuestados respondieron que esta es la red social que mas siguen durante la jornada de trabajo.


No solo se trata del smarthphone

Aunque el teléfono celular se ha convertido en un distractor, existen otros que también impactan en la productividad del empleado, por ejemplo, las juntas de trabajo. Pocas empresas he conocido que sean tan respetuosas en el tiempo de las reuniones, mucho menos aquellas que lleven una estructura adecuada para ver los puntos esenciales y llegar a las conclusiones pertinentes. Lo cierto es que es mas común que se convoquen a juntas a diestra y siniestra, sin un control del tiempo de la misma.

También los lideres (o algún tipo de lideres, sobre todo los micro administradores) se convierten en distractores, ya que pasan tiempo (o quitando tiempo) revisan a cada detalle de los reportes o presentaciones que hace su trabajo de su equipo, hablándoles a su oficina para revisar si el punto y coma el el reporte, o los colores de la presentación son los correctos.

O bien la misma configuración del área de trabajo, donde se prioriza el utilizar cubículos o espacios abiertos restandole privacidad al empleado para realizar su trabajo, y donde es mas fácil que lleguen nos visitantes sin negocio; o bien permitiendo que el ruido de la oficina sea mas incomoda.


El costo de las distracciones

Desafortunadamente estas distracciones no solo tiene un costo sobre la productividad, si no también sobre la salud del empleado; el hecho de que el empleado se distraiga de sus ocupaciones principales, implica que se retrase en su trabajo y lo que no era tan urgente, termine siéndolo. Esto genera que el empleado deba de trabajar mas rápido para compensar el tiempo perdido.

Un estudio realizado por la Universidad de Irvine encontraron que las personas que tienden a ser victimas (por cuenta propia o ajena) de distracciones tienden a ser empleados que trabajen mucho mas rápido, al parecer desarrollan la habilidad de hacer rendir su tiempo. El problema es, que ese ritmo acelerado de trabajo termina por afectarlo, ya que terminan agotados y estresados.

Otro dato interesante es que después de 20 minutos de interrupción del trabajo continuo, el nivel de estrés, frustración, esfuerzo y presión sube considerablemente. A su vez,  aumenta la probabilidad de error.

Otro costo significativo de las distracciones en el centro de trabajo esta relacionado con la moral del empleado. El 34 % de los empleados comentaron que debido a las constantes distracciones e interrupciones su trabajo les agrada menos.

El estrés, la frustración y la falta de motivación es una constante en todas las generaciones, sin embargo, la generación Z y millennials en particular, consideran (22%) que las distracciones afectan o impiden el alcanzar su potencial y avanzar en sus carreras.


¿Cómo resolver esta situación? Enseñarles a nuestros empleados a trabajar de manera mas inteligente.

Acorde el estudio, el 70 % de los encuestados respondieron que consideran que recibir entrenamiento sobre como mantenerse enfocados en el trabajo pudiera ayudarles a disminuir las distracciones.

Algunas estrategias que recomiendan en esta investigación son:


1. No solo entrenar en la parte funcional, si no de cómo utilizar las herramientas con las que cuenta de manera mas inteligente, como por ejemplo Outlook, u otras aplicaciones como Google Drive, Evernote, entre otras.


2. Entrenamientos soft sobre como mantenerse enfocados, administración del tiempo, adaptabilidad entre otros temas que les permitan mantener el enfoque en un ambiente organizacional cambiante.


3. Aprender como realizar juntas efectivas y evitar distracciones en las mismas.


4. Por ultimo aunque no es un entrenamiento en si, me pareció interesante , crear espacios cerrados o estrategias donde las personas puedan trabajar alejadas del ruido de la oficina.


¿Que mas podemos hacer?

Creo difícil que podamos eliminar los teléfonos celulares, o las reuniones imprevistas, etc. Sin embargo creo que podemos hacer otras actividades que pudieran ayudarnos a eliminar los distratores en el centro de trabajo. Por ejemplo


1. Establecer reglas para asistir sin laptops y mantener los celulares apagados en las reuniones.

2. Crear el día de “no juntas”.

3. Revisar todas las reuniones que se tienen programadas y eliminar las que no agregan valor.

4. Crear espacios cerrados o de cero ruido, donde el empleado pueda realizar su trabajo, o bien definir normas para reducir el ruido dentro de las áreas de trabajo.

5. Dar opción para que el empleado pueda trabajar desde casa cuando sea posible y necesario.


Conclusión

Aunque muchas veces somos nosotros mismos los que provocamos las distracciones, con las ida al café, revisar nuestras redes sociales, etc. Lo cierto es que la mayoría de nosotros queremos terminar nuestro trabajo a tiempo, y cierto también es que existen muchas distracciones provocadas por la inmediatez, por el vivir en la urgencia de las compañías, o bien por gerentes o supervisores que creen que estamos disponibles a cualquier hora.

Aunque no existen muchos estudios, los pocos que existen como los dos que te he hablado en día de hoy son una muestra de cómo ciertas actividades que consideramos inclusive irrelevantes o que su afectación es mínima, termina afectando de gran manera.

En mejora continua se habla de eliminar desperdicios para que el personal se enfoque en realizar actividades que agreguen valor, lo cierto es que hoy en día, con la velocidad en las que se mueven las organizaciones, es indispensable que empecemos a eliminar el desperdicio en todas las funciones y eliminar estos distractores que a la larga, afectan la productividad y la salud del empleado.

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