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Vivir en la urgencia: El caos de la mala planeación.


Muchas ocasiones los encargados de áreas, jefes o supervisores, utilizan la presión para que el personal trabaje mas a prisa, encargando actividades que marcamos con la frase “es URGENTE”, el problema es que al poco tiempo, les pedimos otra actividad con el mismo nivel de urgencia, y después otra; cuando nuestro colaborador, si es que se atreve nos dice “jefe nada mas deme prioridades, porque me encargo estas tres cosas”, esa simple replica tiene un efecto en el supervisor o jefe, quien sin ningún reparo lanza la clásica respuesta del “Aquí todo es urgente” o “todo es prioridad”.


Esas mismas palabras son una mentada para quien las escucha. Y es un gozo para el que las dice.

Para el que las escucha es una, literal mentada, porque implica que tiene que hacer las tres urgencias y entregar de ya, lo que implicaría mover su plan de trabajo, dejar de hacer otras cosas que tenia que hacer, lo que implicaría irse mas tarde o llevarse trabajo a su casa. A su vez empieza una telenovela mental en la cual se imagina cada uno de los escenarios posibles en caso de no entregar las urgencias a tiempo. Sin contar las posibles consecuencias en su casa, por llevar trabajo o bien por quedarse después de su jornada laboral.

Y es un gozo para el que las dice, porque a quien no le gusta de vez en vez ejercer su poder, seamos honestos, de repente disfrutamos dar ese golpe de autoridad, vengándonos de las clásicas respuestas que nos daban nuestros padres cuando ellos también ejercían esa autoridad que ahora, tu disfrutas.


Pero analicemos la situación, ¿Es posible que todo sea urgente? La respuesta es un rotundo ¡NO! si me dices que en tu organización todo urge y es para ya, no es porque tu empresa sea altamente competitiva, o porque busques fomentar el sentido de urgencia, al contrario, esto habla de la POBREZA DE PLANEACIÓN QUE TIENEN, y a falta de planeación, se cae presa de la INMEDIATEZ Y de TRABAJAR POR OCURRENCIA.


¿Y como es esto de trabajar por inmediatez o por ocurrencia?


Va mas o menos así, en una organización en la que dimos un servicio, el grupo gerencial nos “presumió” que tenían una junta para atacar la rotación, y en ella participaban todos los gerente, nos decían “es que entendimos que la rotación, nos pega a todos”, muy bien en esa idea, pero sigamos; les pedimos participar en esa reunión para estar de oyente. Lo primero que me sorprendió era que el equipo gerencial estaba de un lado y el gerente de RH y parte de su equipo en otro.


Lo segundo que me sorprendió, fue la cantidad de ideas que los gerentes le atiborraban al Gerente de Recursos Humanos, sobre como ellos creían que se podía reducir la rotación y se podía además incrementar la contratación.

Mientras el Gerente de RH anotaba su equipo trataba de debatir algunas ideas pero los señores gerentes no se dejaban, entonces que ocurría, terminaron con un listado de varias acciones.

La reunión no terminó sin antes, las palabras de Director de Planta, dirigiéndose al grupo de RH y dejando en claro la urgencia de completar estas acciones.

El problema, era que cada junta tenia la misma dinámica, un nuevo listado, nuevos pendientes de carácter urgente.


Después tuvimos una reunión con el gerente de RH y nos enseño el pergamino de acciones, nos entrego cerca de 15 proyectos repartidos en sus 3 lideres de equipo, cuando hablamos con su equipo simplemente estaban fundidos. Porque no solo eran las acciones de esa junta, en cada reunión salían acciones para RH, además de las actividades que la misma operación exige.


Cuando hablamos con otros miembros del equipo de otras áreas, tenían el mismo problema. Cientos de proyectos, e iniciativas, todas urgentes, todas para ya.

El nivel de estrés subía, lo mismo el nivel de apatía y enfado debido a que muchas de las nuevas prioridades eran contrarias a las anteriores, entonces tampoco permitían que las iniciativas cuajarán. No dejaban que terminara de funcionar algo cuando ya pedían cambios, ¿te suena?


Esta dinámica en vez de generar “sentido de urgencia”(palabra dominguera que utilizamos para traer a la gente en friega), generaban totalmente lo contrario, la gente dejaba de esforzarse, para que si la siguiente semana cambiarían las iniciativas y las prioridades. Lo importante dejaba de serlo.


Y no me mal entiendas, las urgencias existen en cualquier organización, pero una urgencia, es una fecha compromiso vencida o por vencer, una situación que surge de repente, algo extraordinario. Las urgencias existen para romper con los planes y las prioridades del día, no para vivir en ellas. Quienes viven en la urgencia, viven en el caos, en el estrés; solo aquel que no sabe planear vive alejado de lo importante inmerso en la incertidumbre.

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