Our Recent Posts

Tags

"EL SÍNDROME DE JUNTITIS CEROIDEAS IMPRODUCTIVITIS AGUDA"




Estoy por cumplir un año que deje mi trabajo seguro para dedicarme a la consultoría y meterme a esta nueva era de emprendimiento, que siendo realistas siempre ha existido, solo que antes decían nuestros abuelos o padres, “voy a poner un changarro” pero bueno suena mucho mejor “emprendimiento”.


Si algo no extraño de trabajar en una empresa, es ver mi agenda y darme cuenta que de mi jornada de 8 o 9 horas, tengo 5 apartadas para JUNTAS las cuales sinceramente la gran mayoría son improductivas. Y el problema no son tener juntas el problema es creer que por reunirnos en una sala vamos a resolver o llegar a un acuerdo lo que no pudimos resolver o acordar en el area de trabajo.


Hoy en día muchas empresas y sus asociados sufren de esta enfermedad, SINDROME DE JUNTITIS CEROIDEAS IMPRODUCTIVITIS AGUDA, la cual tiene su versión mas agresiva cuando se combina con el SINDROME DEL VENGOAQUEMARTE, y ojo que para que esto pase solo se necesita un portador y un huésped sensible para que esto se descontrole.


Pero como nace esta enfermedad en la organización:


Primero debe de existir un problema el cual tiene días sin resolverse y que este genere un alto nivel de estrés para la persona que debe de dar seguimiento, a esta persona le llamaremos EL PORTADOR.

EL PORTADOR empieza con los clásicos correos electrónicos dirigidos a la persona o personas de quienes necesita una solución a quienes le llamaremos DETONADOR(ES), después le dice a su supervisor o supervisora que necesita ayuda, y si siente que no la apoyan, en una junta se envalentona y pum saca el problema, sin filtros ni un golpe avisa. En la tensión, alguien entre la multitud, con una voz tímida dice: “que les parece si mejor hacemos una junta aparte, porque aquí no vamos a arreglar nada”.


El grupo queda en silencio hasta que el portador dice “esta bien, yo les hago llegar el meetting request”, y pregunta, “a que hora pongo la junta” y le responde, normalmente con el que tuvo el conflicto, “revisa mi agenda en el Outlook” donde veas espacio”, en ocasiones hay un tercer o cuarto involucrado y si es de buen diente dice algo como “oigan nada mas que no sea en la hora de comida por favor”.


Se programa la reunión, el portador, el o ella fue quien reservo la sala, para lo cual tuvo que dedicar tiempo hasta encontrar una que estuviera libre en el tiempo disponible de los demás asistentes y que no afectara la hora de comida del de buen diente, una sala que tuviera el espacio suficiente para que los asistentes estén cómodos, reviso si puede proyectar, si no tiene proyector, solicita uno al equipo de IT. Al parecer ya tiene todos listo.


El portador como buen anfitrión llega a tiempo y se da cuenta que hay gente en su sala, y no son sus invitados, llego con la autoridad que le otorga haber reservado a través del sistema y dice “perdón aparte la sala”, a lo que le contestan, “¿no te dijo la asistente del director?”, “tenemos visita y nos prestaron esta sala que si puedes utilizar otra”. Así es, Director mata Outlook.


El nivel de estrés del portador para este entonces ya esta muy alto, en los pasillos se topa a uno de los asistentes, normalmente con el que tenia el conflicto, pero no viene solo, trae porra y te dice “invite a fulanito, el trae mas información”. Le explicas la situación y te dice “entonces se va a hacer o no” a lo que respondes “si dame 5 minutos para conseguir otra sala”, finalmente la consigues.


Ya en la sala, te percatas que la persona que te suplicó que no pusieras la reunión en su hora de comida no ha llegado, pero tienes que iniciar con la reunión.


Ya entrados en el tema, se toman diferentes roles:


  • EL PORTADOR se convierte en el moderador ya que el convoco a la reunión, trae su agenda la cual pocas veces se respeta.

  • EL DETONADOR: es quien puede y debe resolver el problema pero se niega hacerlo, normalmente sabe 1001 formas de cómo no hacerlo y porque no es su responsabilidad.

  • El DETONADOR trae a su PERRO DE PELEA y a su PORRA, el primero es el que dice todo lo que el detonador no se atreve, sobre todo cuando es un gerente, es una manera de escudarse y que las palabras fuertes que pudieran hasta parecer groseras no vengan de su parte. Y la PORRA, la que nada mas dice “eso es cierto” asentando con la cabeza a todo lo que dice el Detonador o el perro de pelea.

  • Aquí puede haber una variante, sobre todo cuando el DETONADOR tiene puesto de GERENTE y te manda al SR o SRA COBERTURAS, es el que va en lugar del gerente, que no tiene idea del tema, le acaban de avisar, y los sabes porque el mismo sin empacho te lo dice, lleva su pluma y cuaderno para apuntar y lógicamente no tiene ningún poder o autoridad para tomar decisiones, es el que te dice “DEJA LO VEO CON MI JEFE”.

  • También esta el RELOJERO que lo único que hace es ver el reloj para ver a que hora se acaba la reunión, pero no aporta nada.

  • Otro personaje es el que tiene complejo de OFICINISTA, es el que se lleva su laptop a las reuniones, y solo voltea a ver la presentación fijamente con el ceño fruncido mostrando “interés”, pero no es así.

  • También tienes al SOCIAL MEDIA, si ese que no deja el maldito teléfono ningún rato.

  • Dependiendo la reunión, se puede agregar otro personaje, el LORD LO ESTAMOS REVISANDO, es aquel que utiliza esta respuesta para todas las preguntas que le hagan lo cierto es que no tiene ninguna idea de lo que le están pidiendo.


La reunión de una hora se esta prolongando, los participantes utilizan la clásica, tengo otra junta seguida de esta y no puedo faltar, y al final de cuentas no sirvió de nada, no se llego a ningún acuerdo. Y cual es la solución, ¡hacer otra reunión para resolver el problema! Brillante ¿no?.


¿Cuánto tiempo mas quieres dedicarle a este tipo de ejercicios que son por de mas improductivos?, ¿cuánto tiempo te lleva organizar una reunión en tu empresa? Mandar el meetting request, encontrar la sala, preparar la información, etc.


Y las juntas no son el problema, el problema es como utilizamos las juntas, cuando una reunión tiene claro su objetivo, se tiene una agenda, se invita únicamente a la personas indicadas, estas controlando los tiempos y al final mandas la minuta de los acuerdos realizados, esta perfecto, pero ¿cuántas veces queremos ver varios temas a la vez?, ¿cuántas veces permitimos que otras personas tomen el control de nuestras juntas?,


COMO VACUNARME CONTRA ESTE MAL


5 medicinas que te recomiendo para eliminar este mal son:


1. EVALÚA: ¿En verdad, la única forma de resolver esta situación o ponernos de acuerdo es a través de una junta?, no se puede mandar un correo con la información que requieres, o ¿verlo en ese momento o una platica rápida en su cubículo o el tuyo, o en el área de trabajo? NO MALGASTEMOS NUESTRO TIEMPO. Importante, lideres muchas veces ustedes propician esto, volvamos al ejemplo mencionado anteriormente, cuando aquella voz propone hacer una junta, tu inmediatamente puedes intervenir y decir lo revisamos después de esta reunión y lo revisas, también te sirve para ver que tan hábil es tu equipo para resolver diferencias y so no lo son ayúdales.

Pero no seas tu el primero que este promoviendo hacer juntas, lo único que haces es improductiva a tu gente.


2. UN TEMA A LA VEZ: OK necesitas la junta, pero establece un objetivo y UN SOLO TEMA, es indispensable, cuando quieres ver 2 o 3 temas las reuniones se hacen maratónicas y no terminas de ver con profundidad ni a detalle cada punto. Y si alguien se esta saliendo del tema, DETENLE, ¿de quien es la junta? ¿quién la organizo?, el tema que están tocando ¿suma o resta al objetivo de la reunión? Si no suma detenle.

Muy importante que tengas muy claro tu agenda y que la muestres a los participantes, también que se las hagas llegar desde que envías la invitación a la reunión.


3. EVALÚA LOS ASISTENTES: ¿Quiénes son indispensables que asistan a la reunión?, alguna vez me invitaron a una reunión porque “como eres creativo igual se te ocurría algo” ¿QUÉ?, por favor es una falta de respeto para el que invitas y no tiene nada que ver con el tema, le estas quitando tiempo.

Otro punto mas de 5 hacen fiesta, no invites a todo el departamento, invita a quienes toman la decisión en el departamento, por ejemplo me toco participar en reuniones para ver el tema de rotación, y participaba el STAFF GERENCIAL, y todos opinaban, tuvieran impacto o no sus propuestas en la rotación.

Cuando invitas a muchas personas, seguramente van a tener una opinión pero no es una OPINIÓN ESPECIALIZADA, entonces para que la quieres.


4. NO LAPTOP Y CELULARES EN VIBRADOR: Es totalmente una falta de respeto que este alguien mostrando información o hablando y otras personas contestando correos o chateando. Entre mas enfocados al tema, mas rápido salimos de la reunión.

Y aquí va directo para los gerentes o lideres de área, se vale contestar llamadas de vida o muerte, pero pregúntate, si tu negocio o área de trabajo necesita que estés todo el día conectado y al pendiente que ni siquiera puedas enfocarte a una reunión de 30 minutos o una hora. ¿Qué tan bueno eres delegando?, ¿o quien de tu equipo no esta haciendo su trabajo que necesitas tu estar supervisando el área?


5. Al finalizar HAZ UN BREVE RESUMEN (MINUTA), en que quedaron, que acordaron, cual es el siguiente paso, una vez definido, envíala por correo y lo que sigue solo es seguimiento.


Y adicional a lo anterior ACTITUD y APERTURA, en una reunión todas las opiniones son importantes, todos tienen algo que aportar, a veces nos cerramos con ciertas personas pero son esas personas las que mas te sorprenden.


En fin espero que hayas disfrutado este post como yo disfrute escribiéndolo y por favor hagamos una CAMPAÑA NACIONAL CONTRA EL SÍNDROME DE JUNTITIS CEROIDEAS IMPRODUCTIVITIS AGUDA


Saludos

©2018 BY ABEL MONTIEL. PROUDLY CREATED WITH WIX.COM